Chuyển đổi giấy phép lao động tại Việt Nam là một thủ tục cấp mới giấy phép lao động khi người lao động nước ngoài thay đổi công việc tại Việt Nam nhưng thuộc một trong hai trường hợp sau: (1) Người lao động có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động khác; (2) Người lao động có nhu cầu thay đổi vị trí công việc/chức danh/hình thức làm việc.

Đối với hai trường hợp đặc biệt này, hồ sơ đề nghị cấp mới giấy phép lao động có thành phần khác biệt so với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động thông thường. Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn thủ tục thực hiện việc chuyển đổi giấy phép lao động tại Việt Nam trong trường hợp (1): Người lao động có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động khác.

A- Về điều kiện

Để thực hiện việc cấp mới giấy phép lao động theo thủ tục đặc biệt này, người lao động nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đã được cấp giấy phép lao động và giấy phép lao động này vẫn còn thời hạn;
• Có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động khác và được người sử dụng lao động hiện tại đồng ý;
• Công việc dự kiến sẽ làm cho người sử dụng lao động mới có cùng vị trí và chức danh so với công việc đang làm cho người sử dụng lao động hiện tại, được ghi nhận trong giấy phép lao động.

B- Về trình tự thực hiện

Khi đáp ứng các điều kiện trên, người sử dụng lao động khác có nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài thực hiện các bước sau để đề nghị cấp mới giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài:

Bước 1: Báo cáo giải trình nhu cầu, thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) thực hiện việc báo cáo giải trình nhu cầu hoặc thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người làm động nước ngoài dự kiến làm việc.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ có văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc.

Bước 2: Đề nghị cấp giấy phép lao động mới

Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người làm động nước ngoài dự kiến làm việc.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động cho người lao động nước người hoặc có văn bản trả lời, nêu rõ lý do không cấp giấy phép lao động.

Bước 3: Hoàn tất thông tin về việc sử dụng người lao động nước ngoài

Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được cấp giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc cho người sử dụng lao động.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.

Lưu ý chung:

1. Hồ sơ được nộp bằng hình thức trực tiếp, trực tuyến hay qua dịch vụ bưu chính là tùy thuộc vào quy định cụ thể tại từng thời điểm nhất định của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi nhận hồ sơ.
2. Thời hạn trả lời nêu trên là thời hạn theo quy định chung của pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, cần xem xét nội dung của Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính cụ thể của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại từng địa phương để tra cứu thông tin chính xác về thời hạn giải quyết thủ tục này và lệ phí.
3. Thời điểm nộp hồ sơ tại Bước 1 và Bước 2 trên đây là thời điểm cuối cùng mà người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Tuy nhiên, chúng tôi đề xuất người sử dụng lao động tiến hành chuẩn bị hồ sơ và nộp sớm nhất có thể để đảm bảo việc sử dụng lao động nước ngoài được thực hiện theo kế hoạch, không bị ảnh hưởng, trì hoãn.

C- Hồ sơ cần chuẩn bị

C.1- Đối với Bước 1

1. Bản chính Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 01/PLI hoặc Văn bản giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu 02/PLI của Phụ lục I Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
2. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương.
3. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy ủy quyền (trong trường hợp người sử dụng lao động ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này) hoặc Giấy giới thiệu (chứng minh người nộp hồ sơ là nhân viên của người sử dụng lao động).

C.2- Đối với Bước 2

1. Bản chính Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
2. 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
3. Bản chính Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
4. Bản sao có chứng thực Hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
5. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài theo quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật chứng thực ra tiếng Việt theo quy định tại khoản 10 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
6. Bản chính Giấy xác nhận của người sử dụng lao động trước đó về việc người lao động hiện đang làm việc.
7. Bản sao có chứng thực giấy phép lao động còn giá trị sử dụng đã được cấp.
8. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy ủy quyền (trong trường hợp người sử dụng lao động ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục này) hoặc Giấy giới thiệu (chứng minh người nộp hồ sơ là nhân viên của người sử dụng lao động).

D- Phí, lệ phí

Lệ phí được quy định bởi Quyết định công bố danh mục thủ tục hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở theo quy định tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP.

Tại thành phố Hồ Chí Minh, lệ phí này được áp dụng theo Quyết định số 311/QĐ-UBND ngày 21/01/2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh:

• Đối với thủ tục Báo cáo giải trình nhu cầu, thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: Không có lệ phí.
• Đối với thủ tục cấp mới giấy phép lao động: 600.000 đồng/giấy phép.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu Quý khách cần tư vấn thêm.

Ghi chú: Bài viết này chỉ dành để tham khảo và không được xem là bản tư vấn pháp lý. Nội dung bài viết thể hiện ý kiến riêng của TTVN Legal, nội dung này có thể thay đổi mà không cần thông báo trước.