English
Hậu cấp giấy phép là giai đoạn mà Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (“Văn phòng đại diện”) đã được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép để hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Kể từ thời điểm này, Văn phòng đại diện được phép thực hiện chức năng của mình trong phạm vi được quy định trong giấy phép. Những lưu ý sau đây là gợi ý của TTVN Legal cho thương nhân nước ngoài và Trưởng Văn phòng đại diện trong việc quản lý hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam trong giai đoạn hậu cấp giấy phép này.
1. Đăng ký mã số thuế
Văn phòng đại diện được xem là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, do đó, theo Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, Văn phòng đại diện phải thực hiện việc đăng ký thuế tại Cơ quan Thuế nơi đặt trụ sở.
Hồ sơ đăng ký thuế thường bao gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế;
- Các bảng kê đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh, nhà thầu nước ngoài, nhà đầu tư dầu khí… (nếu có; chi tiết theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC);
- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Việc đăng ký thuế nêu trên phải được Văn phòng đại diện thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập theo quy định tại Điều 33 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14.
2. Đăng ký mẫu con dấu
Pháp luật Việt Nam quy định việc sử dụng con dấu do doanh nghiệp tự định đoạt, vì vậy, việc sử dụng con dấu của Văn phòng đại diện được quy định bởi thương nhân nước ngoài và con dấu này phải được phép sử dụng tại Việt Nam. Do đó, con dấu của Văn phòng đại diện có thể được xác định theo một trong hai phương án sau:
- Sử dụng con dấu của thương nhân nước ngoài: Trong trường hợp này, thương nhân nước ngoài cần có quy định nêu rõ phạm vi mà con dấu được dùng trong hoạt động của Văn phòng đại diện, và trên hết, Văn phòng đại diện không được dùng con dấu này trong các hoạt động kinh doanh của thương nhân nước ngoài mà chỉ được sử dụng trong phạm vi hoạt động đã được cấp phép.
- Sử dụng con dấu mới (là con dấu của riêng Văn phòng đại diện): Trong trường hợp này, thương nhân nước ngoài vẫn cần quy định rõ con dấu này thuộc quyền sử dụng của Văn phòng đại diện.
Để được sử dụng con dấu theo hai phương án trên, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký thường bao gồm Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và Giấy tờ pháp lý của Trưởng Văn phòng đại diện.
3. Mở tài khoản ngân hàng
Văn phòng đại diện được phép mở tài khoản thanh toán tại Việt Nam. Tài khoản này có thể được mở bằng ngoại tệ hoặc bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
Hồ sơ đề nghị mở tài khoản thanh toán thường bao gồm các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị mở tài khoản thanh toán;
- Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Giấy tờ pháp lý của Trưởng Văn phòng đại diện và Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc hợp đồng thuê dịch vụ kế toán của Văn phòng đại diện (nếu có) kèm giấy tờ pháp lý của người này.
Tuy nhiên, tùy theo chính sách bảo mật và quản lý thông tin của mình mà ngân hàng có thể yêu cầu thêm hồ sơ, do đó, Văn phòng đại diện cần lựa chọn ngân hàng muốn mở tài khoản và liên hệ trực tiếp để được hướng dẫn cụ thể.
4. Các hoạt động khác
Bên cạnh việc đăng ký thuế, đăng ký mẫu con dấu và mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng, Văn phòng đại diện còn cần thực hiện các hoạt động sau:
- Tuyển dụng người lao động theo kế hoạch hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Thực hiện chế độ báo cáo hàng năm theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Kê khai thuế định kỳ và nộp thuế đầy đủ theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác của Văn phòng đại diện.