Với sự phát triển của nền kinh tế và nhiều ưu đãi trong chính sách, Việt Nam tiếp tục trở thành một điểm đến triển vọng cho nhiều nhà đầu tư nước ngoài, đặc biệt là sau khi Việt Nam có những giải pháp kiểm soát hiệu quả dịch COVID-19 và mở cửa kinh tế.  Theo bảng xếp hạng Chỉ số Phục hồi COVID-19 của Nikkei Asia năm 2021, Việt Nam đứng thứ 14 và tăng 48 bậc trong bảng xếp hạng.

Trước và sau đại dịch COVID-19, Chính phủ Việt Nam đã  luôn tạo nhiều cơ hội cho thương nhân nước ngoài tiếp cận và thực hiện các hoạt động kinh tế,  trong đó  gồm việc cho phép thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Mặc dù, thương nhân nước ngoài khi thành lập văn phòng đại diện ở Việt Nam có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của thương nhân ở nước ngoài, hạn chế các rủi ro chi phí về việc tuân thủ các quy định thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, các chế độ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính….. nhưng cũng không ít những rủi ro mà thương nhân nước ngoài đã gặp phải trong quá trình thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện tại Việt Nam do không nắm bắt và không tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam, các điều ước quốc tế Việt Nam là thành viên. Những hạn chế và lưu ý về pháp lý sau đây sẽ góp phần cho thương nhân nước ngoài hình dung về hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.

1. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không bao gồm trực tiếp thực hiện các dịch vụ, hoạt động kinh doanh của thương nhân nước ngoài theo quy định tại Điều 30 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

2. Người đứng đầu Văn phòng đại diện thực hiện các quyền và nghĩa vụ tại Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ:

a) Trách nhiệm của người đứng đầu Văn phòng đại diện:

Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền. Đồng thời, Người đứng đầu Văn phòng đại diện còn phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.

b) Sự hiện diện của người đứng đầu Văn phòng đại diện tại Việt Nam:

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

– Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

– Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

c) Điều kiện để trở thành người đứng đầu Văn phòng đại diện:

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

– Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

– Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

d) Vấn đề ủy quyền của thương nhân nhân nước ngoài cho người đứng đầu Văn phòng đại diện:

Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

3. Quyền, nghĩa vụ của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện tại Việt Nam được bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trong quá trình hoạt động theo quy định pháp luật Việt Nam và thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định của Luật Thương mại và phù hợp với nội dung Giấy phép.

4. Các trường hợp chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:

– Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài;

– Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;

– Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn;

– Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn;

– Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP;

– Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.

5. Các trường hợp thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện bị thu hồi Giấy phép thành lập trong các trường hợp sau đây:

– Không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh các giao dịch với Cơ quan cấp giấy phép;

– Không báo cáo về hoạt động của Văn phòng đại diện trong 02 năm liên tiếp;

– Không gửi báo cáo theo quy định tại Khoản 2 Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP tới Cơ quan cấp Giấy phép trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản;

– Trường hợp khác theo quy định pháp luật.

6. Một số lưu ý khác

Bên cạnh việc tuân thủ các quy định trên, thương nhân nước ngoài cần phải lưu các vấn đề sau đây để tránh trường hợp bị xử phạt theo quy định của pháp luật hành chính.

a) Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Báo cáo được thực hiện theo mẫu của Bộ Công thương và theo quy định tại Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Đồng thời, Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

b) Thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong Trong thời hạn 60 ngày làm việc trong các trường hợp sau:

– Thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài;

– Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;

– Thay đổi tên gọi của Văn phòng đại diện;

– Thay đổi nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;

– Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở của Văn phòng đại diện trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.

Mức phạt cho các hành vi trên sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 67 và Điều 68 Nghị định 98/2020/NĐ-CP ngày 26/08/2020.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu Quý khách cần tư vấn thêm.

Ghi chú: Bài viết này chỉ dành để tham khảo và không được xem là bản tư vấn pháp lý. Nội dung bài viết thể hiện ý kiến riêng của TTVN Legal, nội dung này có thể thay đổi mà không cần thông báo trước.