English
Đăng ký thành lập Văn phòng đại diện là một trong những cách thức hợp pháp mà một thương nhân nước ngoài có thể thực hiện khi tiếp cận thị trường Việt Nam. Nhằm hướng dẫn cụ thể cho vấn đề này, pháp luật Việt Nam đã quy định quyền thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài và các trình tự, thủ tục liên quan.
Tại bài viết, TTVN Legal sẽ gửi đến các nhà đầu tư nước ngoài một số thông tin tóm lược khi đăng ký thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
1. Quyền thành lập Văn phòng đại diện và trách nhiệm của thương nhân nước ngoài
Thương nhân nước ngoài có quyền thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Khi được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài là chủ thể chịu trách nhiệm trước pháp luật Việt Nam về toàn bộ hoạt động của Văn phòng đại diện. Quy định này được cụ thể tại Điều 3 và Điều 4 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
Lưu ý: Trên phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi.
2. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài được xem xét cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
Lưu ý: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.
Thương nhân nước ngoài sẽ không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi thuộc các trường hợp được quy định tại Điều 14 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:
- Không đáp ứng các điều kiện để được cấp Giấy phép nêu trên;
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện Việt Nam;
- Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3. Trình tự, thủ tục đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Bước 1: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị hồ sơ và nộp đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc qua Cổng dịch vụ công trực tuyến, tùy theo quy định cụ thể của Cơ quan cấp Giấy phép.
Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ.
Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trong thời hạn 13 ngày làm việc, Cơ quan cấp Giấy phép tiến hành xem xét hồ sơ và quyết định việc cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài (sau khi xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành) khi việc thành lập Văn phòng đại diện thuộc một trong các trường hợp sau:
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam;
- Thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
Lưu ý: Thời hạn giải quyết hồ sơ nêu trên là thời hạn luật định. Tùy theo tình hình gửi và xử lý hồ sơ mà việc giải quyết đề nghị thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thể được xử lý muộn hơn thời hạn nêu trên.
4. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự và được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam);
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam);
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam);
- Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện (được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định pháp luật Việt Nam);
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về việc địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện đáp ứng các điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.